Etusivu / Blogi / Osallistava suunnittelu osana muutosjohtamista

Osallistava suunnittelu osana muutosjohtamista

Kun yrityksessä tai yhteisössä lähdetään miettimään toimitilamuutosta, heti aluksi on hyvä määritellä sen tavoite tai syy. Hyvä muutosjohtaminen on päämäärätietoinen prosessi, jota toteutetaan käytäntölähtöisesti olemassa olevia resursseja hyödyntäen. Usein johdon tavoitteena on tehostaa tilojen käyttöä, lisätä työtyytyväisyyttä tai vähentää toimitilakustannuksia. Pelkästään ylhäältä ohjattu muutos ei tuota parasta mahdollista lopputulosta. Nykyaikaisessa prosessissa tilojen käyttäjät eli työntekijät osallistuvat tulevan työympäristönsä suunnitteluun. Tämä vähentää muutosvastarintaa, mikäli sellaista on odotettavissa. Uunituoreen tutkimuksen mukaan muutosvastarinta ei ole ainoastaan negatiivinen asia vaan sen voi kääntää voimavaraksi. Tätä näkökulmaa tutki Jaana Näsänen Helsingin yliopistolle tekemässään väitöskirjassa ”Supporting and contesting organizational change – a discursive study on contradictory visions of a change”. Tutkimus kehottaa yhdistämään sekä muutosta puoltavat, että muutosta vastustavat näkökannat organisaation kehittämisen tueksi.

Avoimuus on muutosprosessin ydin

Uudistuksen yhteydessä on tärkeää, että muutoksesta viestitään oikeaan aikaan ja oikeilla välineillä kaikkien asianosaisten saavuttamiseksi. Lähtökohdista kuten muutokseen johtaneista syistä on hyvä tiedottaa avoimesti varhaisessa vaiheessa. Kun uudistuksen koetaan koskevan koko työyhteisöä, siitä on etua kaikille. Viestinnän tulisi jatkua säännöllisenä koko muutoshankkeen ajan. Työtilan uudistamisen valmistuttua, tilojen käyttöohjeet tai pelisäännöt sekä niiden esille tuomisen keinot on hyvä sopia yhteisesti.

Kun muutosta lähdetään toteuttamaan, tahtotila ja tavoitteet on hyvä varmistaa workshopeilla tai tiedotustilaisuudessa. On tärkeää kertoa mihin kaikkeen työtila parhaimmillaan onnistuessaan voi vaikuttaa. Huolellisen alkusuunnittelun jälkeen hanke etenee jouhevasti, pystytään laatimaan tarkkoja aikatauluja ja läpivienti on suunnitellumpaa. Työpajatyöskentelyllä saadaan selville henkilöstön toiveet ja visiot, jotka usein kumpuavat muualla nähdyistä ratkaisuista. Ne eivät välttämättä toimi sellaisenaan oman organisaation tavoitteiden kannalta, mutta antavat osviittaa mahdollisuuksista. Esimerkiksi suuret toimistojätit kuten Google tai Apple näyttävät kilpailevan keskenään siitä, kenen pääkonttorit ovat suunnittelultaan innovatiivisempia. Niiden visionääriset ratkaisut voivat näyttää houkuttelevilta, mutta eivät välttämättä tue työn tekemistä. Mielestäni kokeellisia, leikkisiäkin sisustusratkaisuja voi silti lisätä työympäristösuunnitteluun. Nykyaikainen tietointensiivinen työ tarvitsee tuekseen viihtyisän, luovaan työn tekemiseen kannustavan tilan sekä luottamukseen perustuvan työilmapiirin.

Työympäristömuutos mahdollistaa yhteistyön

Suomessa mennään työympäristöjen kehittämisen kärjessä. Silti saatan asiakastyössä edelleen kohdata ”siiloutumista” ja organisaation johtamista ylhäältä, turhan kaukana työntekijöistä. Työympäristön muutos on mahdollisuus tuoda johtajat lähemmäksi työntekijöitä ja poistaa sisäisiä rajoja. Tavoite pitää kuitenkin aina tutkia organisaatiolähtöisesti kysymällä minkälaista työtä meillä tehdään, mitä käytäntöjä ja millaisia tiimejä tai osastoja organisaatiossamme on. Jokainen samankin toimialan organisaatio on erilainen. Organisaatio muodostuu yksilöistä, joiden taustat ja toimenkuvat vaihtelevat. Uudistuksessa pyritään parhaimmillaan johdon esimerkillä muuttamaan pinttyneitä malleja. Uudistuksia voi kuvata vaikkapa teemoilla kohti paperitonta toimistoa, entistä aktiivisempi yhteistyö tai enemmän suunnittelemattomia epämuodollisia kohtaamisia. Tiimihengen kasvattaminen ja yrityskulttuurin vahvistaminen ovat myös vahvoja motiiveja työympäristömuutokselle.

Tiedon kerääminen muutoksen tueksi

Tilojen optimaalista käyttöä voidaan tutkia keräämällä tietoja tilojen toiminnallisuudesta. Määrittelyvaiheen tietojen taustalla on hyvinkin erilaisia lähtötilanteita muun muassa organisaation koon ja toimialan mukaan. Tilojen tai yksittäisten kalusteiden käyttöastetta voidaan mitata paikan päällä tarkkailemalla tai automaattisesti asentamalla kalusteisiin tietoa kerääviä antureita. Tässä vaiheessa henkilöstölle on syytä viestiä, mittausten tavoitteista, joilla edesautetaan koko työyhteisölle myönteistä muutosta entistä toimivimpiin tiloihin. Organisaatiossa voidaan toteuttaa sähköinen kysely, josta saadaan yksityiskohtaista tietoa henkilöstön ajatuksista siitä, mihin suuntaan tiloja kannattaa muuttaa. Kyselyn tuloksia voidaan tarkentaa nimettyjen avainhenkilöiden haastatteluilla. He tuntevat laajasti työn tekemisen tavat ja osaavat arvioida, mikä omassa tiimissä toimii ja mikä voi edistää tiimien välistä yhteistyötä. Teemme Innovarchilla edellä mainitun kaltaista tiedonkeruuta suunnittelun pohjaksi. Haluamme toteuttaa yhdessä asiakkaiden kanssa heille parhaiten toimivia – onnistuneita tiloja ja ympäristöjä!

Kohti uudistettuja työtiloja!

Oman talon sisällä meillä on parhaillaan meneillään työympäristömuutos. Vahanen-yhtiöiden toimitiloissa Espoon Linnoitustiellä tehtiin loppuvuonna 2017 sähköinen kysely koko henkilöstölle. Kyselyllä saatiin kerättyä faktatietoa siitä, minkälaista työn tekeminen on nyt ja millaisia työtiloja tänne kaivataan. Olen itse innolla mukana toteuttamassa tätä muutosta. Uskon että muutoksen myötä viihdymme entistä paremmin työssämme ja saamme lisättyä tilojen toiminnallisuutta. Uudet tilat toimivat houkuttimena uusille työntekijöille, ja syksyllä uudistettu brändi-ilme saa enemmän näkyvyyttä.

0
Connecting
Odota...
Send a message

Sorry, we aren't online at the moment. Leave a message.

Your name
* Email
* Describe your issue
Login now

Need more help? Save time by starting your support request online.

Your name
* Email
* Describe your issue
We're online!
Feedback

Help us help you better! Feel free to leave us any additional feedback.

How do you rate our support?
X