Etusivu / Blogi / Uusia työtapoja ja toiminnan tehokkuutta

Uusia työtapoja ja toiminnan tehokkuutta

Tila- ja kalustemallit eivät ole suoraan kopioitavissa yrityksestä toiseen. Parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi lähtötiedot on kartoitettava ja tutustuttava asiakasorganisaatioon. Vieraillessani asiakkaiden työtiloissa ja kerätessäni tietoja käyttäjiltä suunnittelua varten koen oppivani uutta. On mielenkiintoista nähdä sisustusarkkitehdin näkövinkkelistä miten eri organisaatiot toimivat ja miten niissä on ratkaistu työtapoihin ja tilajakoon liittyviä asioita.

Kun määrittely on tehty huolella organisaation ja tilojen käyttäjien lähtökohdista, päästään suunnittelemaan työtiloja, joilla tuetaan uudenlaisia työtapoja ja yrityksen ydintekemistä. Monessa työpaikassa kannustetaan entistäkin aktiivisempaan yhteistoimintaan ja yhdessä tekemiseen. Silloin tarvitaan yhä enemmän luontevia tiloja vapaisiin kohtaamisiin. Uusien kokoontumistilojen halutaan olevan monikäyttöisiä ja muunneltavissa kulloisenkin tarpeen mukaan.

Erilaiset tilat eri toiminnoille

Monessa yrityksessä noudatetaan vielä totuttuja kahvi- ja lounastaukoja tiettyinä kellonaikoina. Muina aikoina taukotilat ovat yleensä tyhjillään. Niitä kannattaa silloin hyödyntää juuri kohtaamisiin ja äkilliseen neuvottelutarpeeseen. Tilojen käyttöaste kasvaa huomattavasti, kun niistä tehdään kalusteratkaisuin monimuotoisempia kahvilamaisia työtiloja. Esimerkiksi mukavat sohvat houkuttelevat rennompiin palavereihin, kun taas korkeat pöydät pitävät kohtaamiset tehokkaina. Palaverin välisen ajan voi istua työskentelemässä yhteisen työpöydän äärellä.

Vapaiden kohtaamisten ja yhteisöllisen työn lisäksi työskentelytavoissa edelleen korostuu keskittymistä vaativan työn tekemisen tarve. Vuorovaikutteiselle työlle ominaisesta avotilasta voi tarvittaessa vetäytyä työskentelemään rauhalliseen tai hiljaiseen työhön osoitettuun tilaan. Yksilötyöllä on yhdessä tekemistä korostavassa työkulttuurissa edelleen tärkeä rooli. Yksilöllinen ajattelu terävöityy ja vastuun kantaminen omassa asiantuntijaroolissa vahvistuu, kun niille mahdollistetaan tämänkaltaista työtä tukevat tilat.

Digitaalisuus korostaa tiimityötä

Ihmisten työnkuvat ovat aina vain liikkuvampia. Suurin osa kantaa koko ajan mukanaan ainakin yhtä työn tekemisen ja oppimisen mahdollistavaa älylaitetta. Tämä näkyy erilaisin tavoin työtilojen suunnittelussa. Näyttöjen pitää olla jaettavia, niin työpisteissä kuin tauko- ja neuvottelutiloissa, jotta töitä voidaan tehdä yhdessä. Koska laitteita käytetään paljon, on tiloissa kuin myös kalusteissa oltava riittävästi latauspistokkeita. Verkkoyhteyden toimivuus on tärkeää. Jos verkko tai neuvotteluhuoneiden av-laitteet eivät toimi heikkenee työtyytyväisyys.

Vaikka sähköinen yhteys on helppo luoda, silti välimatka vaikuttaa kommunikointiin. Yhdessä tekeminen ja työn projektiluontoisuus otetaan entistä vahvemmin huomioon suunnittelemalla työpaikoille kommunikointia tukevia alueita. Yksi esimerkki tästä on rakennusalan käyttämät projektityöhön tarkoitetut Big Room -huoneet. Niissä hankkeen osapuolet eri yrityksistä ja eri suunnittelualoilta voivat tehdä projektin aikaista yhteistyötä ja seurata tietomallinnetun suunnitelman etenemistä yhteisiltä näytöiltä. Asiat etenevät jouhevammin ja päätöksenteko on nopeampaa samassa tilassa. Vastuu onnistuneesta lopputuloksesta jakautuu tasaisesti ja muutoksiin reagoidaan nopeammin. Turhia työvaiheita voidaan ehkä jättää pois sekä välttää tekniikan kommelluksiin kuluva aika. Kun tilassa on hyvä yhteistyönhenki ja kollega on lähellä, kynnys kommunikointiin madaltuu.

Mobiilityöpisteeseen on näppärää kytkeytyä

Mobiilityöpisteet ovat työtä uudistava ilmiö, jolla on selkeä vaikutus tilojen tehostamiseen. Monissa työtehtävissä ollaan paljon poissa toimistolta tai enin osa työajasta kuluu palavereissa. Sen ajan oma työpiste seisoo tyhjillään. Mitattaessa työpisteiden käyttöasteita moni työntekijä uskoo viettävänsä työpisteellään koko työpäivän. Todellisuudessa paikalla olo työpisteellä saattaa olla vain 70 % työpäivästä. Kolmasosa päivästä työtä tehdään muualla. Tämä heikentää tilan käyttöastetta. Ratkaisuna ovat silloin mobiilityöpisteet, jotka voidaan jakaa usean työntekijän kesken, koska kaikki ovat harvoin paikalla yhtä aikaa. Toimiva mobiilityöpiste on säädettävä ja ergonominen, sekä usein kompaktin kokoinen. Työpisteen liitäntöjen täytyy olla helppokäyttöisiä sekä niille on oltava yksinkertaista telakoitua. Mobiilipisteiden on sijoituttava toimistolla kaikkien saavutettaville, eikä työntekijälle osoitettu henkilökohtaisten tavaroiden säilytin ei saa olla liian kaukana mobiilityöpisteestä.

Uusien työtapojen käyttöönotto edellyttää opastusta

Työn tekemisen mallit ovat tällä hetkellä kehityksen kohteena monessa organisaatiossa. Uudet työtavat ja toimintaa tukevat tilat auttavat lisäämään työtehokkuuden lisäksi työhyvinvointia. Jos ennen ajateltiin, että kullakin tilalla on yksi käyttötarkoitus, niin nyt pohditaan tiloille mahdollisimman monipuolista käyttöä. Lisäksi monia toimenkuvia tukeva etätyö yleistyy. Työmallien uudistukset koskevat kaikkia ja huolet niihin sopeutumisesta ovat yhteisiä. Työyhteisössä yhdessä sovituilla pelisäännöillä – tilankäyttöohjeilla ohjataan oikeanlaista tilankäyttöä ja autetaan poistamaan tiloihin liittyviä huolenaiheita. Suunnittelijan tietämys tilaratkaisuihin johtaneista seikoista on hyvä apu ohjeita laadittaessa. Yhteistyössä – palvelumuotoilun keinoin laaditaan selkeät, helposti omaksuttavat ohjeet, joita voi tarvittaessa täydentää ja selventää kuvallisella viestinnällä

Onnistuneita tiloja

Me Innovarchilla suunnittelemme käyttäjälähtöisiä, asiakkaalle räätälöityjä toimitiloja. Osallistamme tilojen käyttäjät mukaan suunnitteluun. Hanke etenee tarkoin laaditussa projektiaikataulussa luonnossuunnittelusta toteutussuunnitteluun.

Työympäristömuutos on usein laaja hanke. Silloin on tarve tehdä mittavampi toimitilojen korjaaminen tai parantaminen vastaamaan uutta työympäristöajattelua. Yhteistyö Vahanen-yhtiöiden muiden yksiköiden kanssa varmistaa kokonaisvaltaisen ja onnistuneen työympäristö- ja tilamuutoksen.

Tutustu toimitilasuunnittelun referensseihimme!

0
Connecting
Odota...
Send a message

Sorry, we aren't online at the moment. Leave a message.

Your name
* Email
* Describe your issue
Login now

Need more help? Save time by starting your support request online.

Your name
* Email
* Describe your issue
We're online!
Feedback

Help us help you better! Feel free to leave us any additional feedback.

How do you rate our support?
X